由于通信双方交流的速度加快了，电子邮件比起其他的通信方式，更象直接的交谈，电子邮件的内容也象交谈一样变得越来越简洁。电子邮件也实现了传输图象和动画来表达信息含义。但是电子邮件毕竟不能象人与人面对面交谈那样生动，因为它没有声音、手势和表情，无法体现说话人的思想感情，无法洞察说话的语气。对于有些歧义的邮件，很难让人看出他是生气的还是在开玩笑，是沮丧还是兴奋，是高兴还是悲伤。这就要求电子邮件用一些特殊的文体和符号来表达这些意义，让电子邮件更加生动起来。 

以下是在电子邮件上表达意义明确的一个方法： 

    一、主题（Subject）要清楚、简洁 

　　主题直接与邮件的内容有关，是让收件人了解邮件内容的最快捷的方式。 

　　主题要清楚，更要简洁，很多电子邮件系统和软件不支持长主题。有时有些邮件系统也不支持中文主题。

    二、段落要短小 

　　电子邮件通常是在文件窗口中使用滚动条来阅读的，用滚动条阅读长段落是一件很费劲的事儿，所以每段最好只有两三个句子，这样能方便收件人阅读。 

    三、内容要简洁 

　　电子邮件应该简洁，把事情说清楚就可以了，不要写得繁冗拖沓。

    四、可以使用表情符号提供辅助功能 

　　电子邮件无法表现手势和面部表情，可以靠表情符号来表达了。

　　 以下是最常用的表示面部表情的符号： 

　　“:-)”、“;-)” 和“:-(” ---表示笑脸； 

　　“%^P” --- 表示生病； 

　　“>:-<” --- 表示生气； 

　　“:-o” --- 表示惊讶；　　 

    五、自创符号来表达自己的意思

　　例如可以用多个？？？？？，来表达疑问的程度大；用多个！！！！！，来表达非常吃惊。因为～～～～～～很象害怕时的颤抖，可以用它来表示恐惧。总之，使用电子邮件通信和交流的宗旨是快速、方便、清楚。应该使用合适的主题来使收件人了解邮件的意图；要把文字写得短小、易读；要注意所使用的格式以方便收件人阅读；尽可能地使用表情符号和标点符号等表达意思。